Privacyverklaring
Versie: concept 2026-09-24
Concept. Deze tekst is opgesteld op basis van de werking van Aisho en moet nog juridisch worden getoetst. Gegevens tussen [rechte haken] worden nog ingevuld.
1. Wie zijn wij
Aisho is een online platform voor werving en selectie. Aisho wordt aangeboden door [juridische naam], gevestigd aan [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer] (hierna: "Aisho", "wij").
Vragen over privacy kunt u stellen via [privacy-e-mailadres].
2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Aisho verwerkt persoonsgegevens in twee verschillende rollen:
| Wiens gegevens | Rol van Aisho | Wie is verantwoordelijk |
|---|---|---|
| Klanten en hun gebruikers (accounts, bestellingen, facturen) en bezoekers van de website | Verwerkingsverantwoordelijke | Aisho |
| Sollicitanten die een vragenlijst invullen | Verwerker | De organisatie die de sollicitant uitnodigt |
Bent u sollicitant? Dan bepaalt de organisatie waar u solliciteert waarvoor uw gegevens worden gebruikt. Aisho verwerkt uw gegevens alleen in opdracht van die organisatie, op basis van een verwerkersovereenkomst. Voor vragen of verzoeken over uw gegevens kunt u zich het beste tot die organisatie wenden; wij helpen haar daarbij. In hoofdstuk 5 leest u wat er met uw gegevens gebeurt.
3. Klanten, gebruikers en websitebezoekers
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), rol, taalvoorkeur | Account en toegang tot de bedrijfsomgeving | Uitvoering overeenkomst | Zolang het account bestaat; bij verwijderen uit de organisatie wordt het account verwijderd |
| Bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, adres, factuur-e-mailadres | Bestelling, abonnement en facturatie | Uitvoering overeenkomst | Duur van het abonnement; facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Betaalgegevens (via Mollie; wij ontvangen geen volledige kaart- of rekeningnummers) | Betalen en incasso | Uitvoering overeenkomst | Zie facturen |
| Door u geüploade documenten (bijvoorbeeld jaarverslagen, kernwaarden, functieprofielen) | Analyse voor het inrichten van assessments | Uitvoering overeenkomst | Tot u ze verwijdert of het abonnement eindigt |
| Technische gegevens (IP-adres bij verzoeken, foutmeldingen) | Beveiliging, misbruik voorkomen (zoals rate limiting) | Gerechtvaardigd belang | [termijn logbestanden hostingpartij] |
Neem geen onnodige persoonsgegevens op in documenten die u uploadt. De AI-analyse neemt geen namen of persoonsgegevens van medewerkers over.
4. Cookies
Aisho gebruikt alleen cookies die nodig zijn voor de werking van de website:
| Cookie | Doel | Bewaarduur |
|---|---|---|
Inlogsessie (sb-…-auth-token) | Ingelogd blijven in de bedrijfsomgeving | Tot uitloggen of het verlopen van de sessie |
AISHO_LOCALE | Onthouden van uw taalkeuze (Nederlands of Engels) | 1 jaar |
Wij gebruiken geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. Lettertypes worden vanaf onze eigen server geladen, niet via externe diensten.
5. Sollicitanten
Aisho verwerkt de volgende gegevens van sollicitanten, in opdracht van de organisatie die de sollicitant uitnodigt:
- naam en e-mailadres;
- de antwoorden op de vragenlijst, het optionele open antwoord en de invultijd;
- of er al een gesprek heeft plaatsgevonden;
- de uitkomst die de organisatie ontvangt (een berekende match met de functie en aandachtspunten voor het gesprek);
- de profielschets die de sollicitant zelf ontvangt.
Wij vragen niet naar geboortedatum, geslacht, afkomst of een foto.
Hoe de uitkomst tot stand komt. De vragenlijst en de profielschets worden met hulp van AI opgesteld. De uitkomst voor de organisatie wordt niet door AI bepaald, maar met een vaste, gedocumenteerde berekening. De uitkomst is bedoeld als startpunt voor het gesprek. Aisho neemt geen besluiten over sollicitanten en biedt geen mogelijkheid om sollicitanten automatisch af te wijzen (artikel 22 AVG).
Wat de sollicitant ziet. De sollicitant ziet geen cijfers of oordeel, alleen een korte persoonlijke profielschets.
Bewaartermijn. Gegevens van sollicitanten worden automatisch verwijderd 4 weken nadat de vacature is gesloten. Heeft de sollicitant toestemming gegeven om de gegevens langer te bewaren voor andere vacatures, dan worden ze uiterlijk 1 jaar na het invullen verwijderd. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken.
6. Met wie delen wij gegevens
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij schakelen de volgende dienstverleners in:
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie van verwerking |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, inloggen en opslag van documenten | Europese Unie ([regio productie, bijv. Frankfurt]) |
| Anthropic PBC | AI: analyse van documenten, opstellen van vragen en profielschetsen | Verenigde Staten, zie hoofdstuk 7 |
| Mollie B.V. | Betalingen | Nederland |
| [hostingpartij] | Hosting van de website en applicatie | [locatie] |
| [e-maildienst] | Versturen van e-mails | [locatie] |
Voor de AI-onderdelen sturen wij zo min mogelijk persoonsgegevens mee. Voor de profielschets van een sollicitant worden alleen de twee sterkste werkstijlen gebruikt, geen naam of andere identificerende gegevens. Anthropic gebruikt gegevens die via de API worden verwerkt niet om modellen te trainen.
7. Doorgifte buiten de EU
Waar een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. [Controleren en per dienstverlener vastleggen.]
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag;
- strikte scheiding tussen organisaties in de database (row-level security);
- tweestapsverificatie voor bedrijfsaccounts;
- persoonlijke sollicitantlinks met een willekeurig token, waarvan wij alleen een hash opslaan;
- beperking van het aantal verzoeken per IP-adres;
- een auditlog van berekeningen en AI-aanroepen.
9. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor gegevens waarvoor Aisho verantwoordelijk is, kunt u een verzoek sturen naar [privacy-e-mailadres]. Wij reageren binnen een maand.
Bent u sollicitant? Richt uw verzoek dan aan de organisatie die u heeft uitgenodigd. Stuurt u het aan ons, dan sturen wij het door.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.